SRF-loggande med käppande gubbe och gumma på väg mot ordet Kongress 2021

Digital kongress, praktisk information

Som ni alla vet kommer vi denna gång att genomföra kongressen digitalt den 17 - 20 juni 2021. Nedan har vi samlat information om hur vi tänkt att strukturen ska se ut.

Till distrikt, branschföreningar, valberedning, verksamhetsrevisorer, förbundsstyrelse, US:

Bifogat finner ni följande dokument:

Arbetsledarträff

Den 29 mars inbjuds alla arbetsledare till en träff där vi kommer gå igenom all information om kongressen och ni har möjlighet att ställa frågor, Vi kommer även ge denna information vid ombudsmännens träff i april.  

Att delta på kongressen

Ombuden kommer sitta samlat på sina respektive distrikt. Även andra deltagare kan, efter samråd med sitt distrikt, med fördel sitta i sina respektive distrikts lokaler. Varje distrikt behöver utse en teknikfadder som ska hjälpa till med systemet Meetings som tillhandahålls av företaget QuickChannel. Distrikten ska också utse en ansvarig som vet hur datorn med uppkopplingen till Teams fungerar. Mer information om Teams och Meetings finns längre ner i det här dokumentet under rubrikerna ”Teams” och ”Meetings”

Distrikten behöver även utse en ledsagare som förutom allmän ledsagning även kan vara behjälplig under valen med bland annat röstsedlarna. Mer information om ersättning hittar ni i dokumentet om schabloner till ombud med flera.

Hemmasittare

Vi kommer endast i undantagsfall att tillåta ombud att sitta hemma och det ska alltid ske i samråd med Riksförbundet. Förutsättningarna som gäller är att SRF inte står för några kostnader och det förutsätts att ombudet är tillräckligt tekniskt kunnig för att själv hantera både Teams och Meetingsappen. Ombudet måste även ha tillgång till en stabil internetuppkoppling. Har ni frågor kring detta kontakta Jana Malm.

Teams

Under kongressen kommer vi att använda oss av en digital mötesplattform som heter Microsoft Teams. Många av er har kanske redan deltagit i ett Teamsmöte under pandemin. Med hjälp av Teams kommer vi tillsammans lyssna till kongressen och kunna tala på kongressen. Distriktens ansvariga kommer att få utbildning av ABF under april så att de kan hantera kommunikationen i Teams under kongressen, se nedan för mer information om denna utbildning.

Högtalare med mikrofon för Teams

För att ljudkvaliteten skall bli så bra som möjligt under kongressen rekommenderar vi distrikten att införskaffa en högtalare med inbyggd mikrofon även kallad högtalarpuck eller högtalartelefon, Denna ansluts till datorn som kommer att användas för uppkopplingen till Teams för att lyssna och prata till kongressen.

På Riksförbundet har vi använt oss av ett par modeller av märket Sennheiser med gott resultat. Följande länk går direkt till modellen EPOS SP30 på Dustins webbshop:
EPOS SP30 BT | Dustin.se

Meetings

Under kongressen kommer vi parallellt med Teams att använda systemet Meetings för att hantera upprop, rösta, begära ordet och begära ordningsfrågor.

Under någon av dagarna 12 – 15 april kommer kongressombuden, verksamhetsrevisorerna, valberedningen, beredningsutskottet, US och förbundsstyrelsen att kallas till en introduktion och genomgång av hur Meetings fungerar. Vilken av dessa dagar, och vilken tid, som blir aktuell beror på vad man har angivit för önskemål i den enkät som skickades ut tidigare i år. Dessa träffar kommer att hållas på Teams. För att alla ska kunna utföra sitt arbete på ett bra sätt under kongressen är det obligatoriskt för alla ombud och övriga kongressdeltagare att delta i introduktionen samt på minst en av testkongresserna. Vi ser gärna också att distriktens ledsagare, IT-faddrar samt första ersättare bland ombuden, deltar vid en introduktionsträff, se nedan.

En lathund för systemet Meetings kommer att skickas ut före introduktionerna. Bifogat hittar ni mer information om Introduktionen och vilket datum som gäller för kongressdeltagarna.

Testkongresser

Efter introduktionsträffarna kommer det att hållas tre testkongresser för ombud, valberedning, verksamhetsrevisorer, US och förbundsstyrelsen.

Vi rekommenderar distrikten och alla deltagare att försöka genomföra testkongresserna på ett så likt sätt som möjligt när det gäller miljö samt utrustning som kommer att användas under den riktiga kongressen.

Följande datum och tider är planerade för testkongresser:

Testkongress 1, torsdag 22 april klockan 18:00.
Testkongress 2, måndag 10 maj klockan 14:00.
Testkongress 3, torsdag 10 juni klockan 18:00.

Mer information och inbjudan, kommer framöver.

Teamsutbildning

För att kongressen ska gå att genomföra på ett så bra sätt som möjligt är det viktigt att kommunikationen via Teams fungerar och flyter på bra.

Till detta har vi tagit hjälp av ABF som är vana vid att hålla digitala studiecirklar i Teams. Distrikten får anmäla en ansvarig som ska sköta Teams under kongresserna. De stora distrikten kan anmäla två personer.

Denna anmälan görs till Sonja Gatti på epost sonja.gatti@srf.nu Eftersom ABF registrerar detta som ordinarie studiecirklar behöver deltagarna uppge namn, personnummer, e-postadress och viket tillfälle ni kan delta, vid anmälan.
Sista anmälningsdatum är den 31 mars.

Följande datum och tider är planerade för dessa Teamsutbildningar som är uppdelad i två delar:

Pass 1, torsdag 8 april klockan 10:00.

Pass 2, tisdag 13 april klockan 10:00.

Reservpass 3, tisdag 20 april klockan 10:00.

Kongressmaterial

Under vecka 15 (12 - 16 april) skickas allt kongressmaterial. Kongressmaterialet skickas via e-post till distrikt, branschföreningar, lokalföreningar, US, ombudsmän. Ombud och övriga kongressdeltagare får materialet på valt media.

Vill ni ha kongressmaterialet på annat media, kontaktar ni material@srf.nu

Kongressmaterialet kommer också att läggas upp på hemsidan.

Kontakt

För frågor hör av er enligt följande:

Teknik, introduktion och testmöten Claudio Quitral
e-post; claudio.quitral@srf.nu 08-39 92 23

Ombud, praktiskt, Jana Malm
e-post: jana.malm@srf.nu 08-39 92 93

Handlingar, schabloner, Jeanet Kjöller
e-post: jeanet.kjöller@srf.nu 08-39 92 65

 

Med vänlig hälsning

Ulrika Norelius

Kanslichef